Компании оштрафуют за нарушение правил хранения документов

Сегодня за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов существуют штрафы для граждан (100-300 рублей) и должностных лиц (300-500 рублей). Для организаций штрафы не предусмотрены (статья 13.20 КоАП). ⠀ По инициативе Госсовета Республики Татарстан в Госдуму был внесен законопроект № 759112-7, которым вводятся наказания для организаций, а для граждан и должностных лиц — ужесточаются. Завтра состоится рассмотрение данного законопроекта в третьем чтении. ⠀ После принятия закона штраф для граждан будет достигать трех тысяч рублей (нижняя граница – 1 тысяча), должностные лица будут рисковать суммами 3-5 тысяч, организации – 5-10 тысяч рублей. ⠀ В пояснительной записке авторы указали, что проблема ненадлежащего хранения документов носит массовый характер. Только в республике Татарстан существует более 1 000 организаций, местонахождение документов которых неизвестно. Системно выявляются факты бесконтрольного уничтожения документов, а также «брошенные» архивы. В то же время,  затраты госорганов на то, чтобы провести проверку и выписать должностному лицу штраф, превышают сами штрафы, так что даже за утрату кадровых документов (для которых предусмотрены долгие сроки хранения) наказания наступают крайне редко. ⠀ Напомним, что Рос.архив четко расписал сроки и другие рекомендации по хранению документов (Приказы от 20.12.2019 №№ 236, 237). Важно отметить, что сроки хранения не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним. Чтобы избежать привлечения к административной ответственности, рекомендуем создать для работы с документами внутренний регламент и инструкцию с учетом вышеперечисленных нормативов. ⠀ Компания MAXARD проводит индивидуальные семинары по безопасности и хранению документов внутри организации, что позволит не только соблюсти требования закона, но и корректно действовать во время проверочных мероприятий, проводимых фискальными органами.